Правила, которым мы должны следовать при работе с деловой почтой
Опубликовано: 10.10.2023
Правила, которым мы должны следовать при работе с деловой почтой
Свободное время
Все чаще приходится общаться с помощью рабочей или личной почты. В общении с друзьями и родственниками вы привыкли использовать более свободный язык, не имеющий профессионального применения. Как и во всем, в бизнесе существует этикет, который необходимо соблюдать, особенно этикет общения.
Статьи по Теме
Деловая почта – это встреча, при которой люди общаются не тет-а-тет, а письменно, но сохраняется прямой контакт. Благодаря этому вы заводите новые знакомства и возможные партнерские отношения. Вы заключаете или расторгаете сделки. Чтобы использовать его максимально эффективно, в так называемомсетевом этикетеесть несколько основных правил, которым следует следовать.
Когда вам нужно ответить нескольким людям на один и тот же вопросне отправляйте один ответ всем.Если почта позволяет сделать это так, чтобы получатель видел только свой адрес и еще 20 адресов получателей, вы можете себе это позволить. В большинстве случаев мы привыкли отвечать или писать электронные письма коллегам из компании. Для партнеров и прочей внешней переписки это не рекомендуется.
Будьте осторожны с использованием смайлов, вместо них поставьте так называемую подпись, которая должна появляться при каждой отправке электронного письма. Как бы вам ни хотелось ставить смайлик или аббревиатуры типа «LOL, BTW» и другие, в профессиональной переписке они запрещены. Если вы их воспользуетесь, вы будете выглядеть глупо.
Будьте осторожны с грамматикой и орфографией. Всегда проверяйте отправляемые письма несколько раз. Если вы не уверены в написании слова, вы можете проверить его в словаре или в Интернете. Избегайте сокращений. Ленивое письмо всегда бросается в глаза и сыграет с вами плохую шутку.
Если вы получили электронное письмо и вам нужно ответить, создайте новое электронное письмо. Очень часто совершается ошибка при прямом нажатии кнопки «ответить». Ответ отправлен, получатель открывает письмо, видит сначала ваши слова, а под ними то, что он вам отправил. Это раздражает и производит плохое впечатление, а также является признаком непрофессионализма.
Когда вы пишете письмо или отвечаете, но у вас нет подписи (она состоит из вашего имени и фамилии, телефона и контактного адреса, а также организации, в которой вы работаете) всегда заканчивайте словами «Привет», «Приветствую». отличный день», «Хорошей недели», добавив под ними свое имя и фамилию.
Когда вы заняты, у вас часто нет времени проверять рабочую почту, не говоря уже об ответах.Всегда уделяйте несколько минутответу, даже если ответ такой короткий и ясный, как «Нет».
Когда вам нужно отправить текстовый документ, следите за форматом, в котором вы его отправляете. Если ваш офисный пакет может открыть его, другие программы могут отображать ваше сообщение в виде иероглифов. То же самое касается размера отправляемых вами фотографий.
Всегда сохраняйте хороший тон, даже если с вами грубо обошлись на другой стороне. Помните, что ваши электронные письма — это документ, который может быть использован против вас.